INTRODUCIÓN:
O presente documento ten como finalidade principal, facilitar o traballo ás persoas que desempeñen responsabilidades políticas así como ás persoas traballadoras de Anova. Mais con el tamén damos cumprimento ao artigo 15 da Lei Orgánica 8/2007, de 4 de xullo, sobre financiación dos partidos políticos que, no seu título V de Fiscalización e control determina que “Os partidos políticos deberán prever un sistema de control interno que garanta a axeitada intervención e contabilización de todos os actos e documentos dos que se deriven dereitos e obrigas de contido económico, conforme aos seus estatutos. O informe resultante desta auditoría acompañará á documentación a render ao Tribunal de Contas”.
Polo tanto o presente documento recolle os principios de funcionamento en materia económico financeira de Anova Irmandade Nacionalista, así como o organigrama e sistema de control interno que permita a realización da auditoría interna que garanta a axeitada intervención e contabilización de todos os actos e documentos dos que se deriven dereitos e obrigas de contido económico.
MARCO LEGAL
Tanto no funcionamento económico financeiro como nos procedementos e avaliación de control interno terase en conta a lexislación vixente, entre outra:
- Lei Orgánica 6/2002, de 27 de xuño, de Partidos Políticos;
- Lei Orgánica 8/2007, de 4 de xullo, sobre financiación dos Partidos Políticos;
- Lei Orgánica 3/2015, de 30 de marzo, de control da actividade económico- financeira dos Partidos Políticos, pola que se modifica a Lei Orgánica 8/2007, de 4 de xullo, sobre financiación dos Partidos Políticos, a Lei Orgánica 6/2002, de 27 de xuño, de Partidos Políticos e a Lei Orgánica 2/1982, de 12 de maio, do Tribunal de Contas;
- Lei Orgánica 2/1982, de 12 de maio, do Tribunal de Contas;
- Lei Orgánica 5/1985, de 19 de xuño, do Réxime Electoral Xeral;
- Lei 19/2013, de 9 de decembro, de transparencia, acceso á información pública e bo goberno;
- Lei 50/2003, de 17 de decembro, Xeral tributaria;
- Lei Orgánica 3/2018, de 5 de decembro, de Protección de Datos Persoais e garantía dos dereitos dixitais
FUNCIONAMENTO ECONÓMICO FINANCEIRO
As finanzas, nun proxecto político orientado á transformación radical da sociedade, van moito máis alá da simple xestión contábel. O xeito en que nos financiamos, tamén o xeito como xestionamos ese financiamento, define o tipo de organización que somos. Garantir e preservar a independencia de ANOVA require de sermos quen de soster con recursos propios o funcionamento básico da organización.
No eido das responsabilidades éticas Anova quere desempeñar un papel que sirva de exemplo e transparencia tamén en todo o relacionado co financiamento da organización, co emprego que se fai dos recursos económicos dos que dispomos e coas percepcións salariais das persoas que exerzan representación nas institucións ou funcións remuneradas no seo da organización.
Os mecanismos de funcionamento recóllense neste documento podendo aprobarse en Xuntanza da Coordinadora Nacional documentos que concreten aspectos xerais recollidos neste texto. Como é o caso do “Regulamento pago dietas e gastos de viaxe” ou “Protocolo de xestión de pagos” publicados na web de Anova e aprobados en Coordinadora Nacional.
Principios:
Anova Irmandade Nacionalista réxese, segundo os seus Estatutos, polo principio de caixa única polo que a función de xustificación dos ingresos e gastos ante o Tribunal de Contas así como a atención aos requirimentos da axencia tributaria recaen na organización a nivel nacional e concretamente na/s persoa/s responsable de finanzas.
Tamén nos seus Estatutos recóllese a prohibición de contratar préstamos con entidades financeiras.
Funcionamento xeral:
Tal e como recolle a lei sobre financiación de partidos, cada conta bancaria de Anova Irmandade Nacionalista está destinada a un cometido determinado, non podendo utilizarse para outro calquera. Axustándose á lei vixente anova dispón de contas separadas para a) gastos xerais, b) cotas da militancia, c) doazóns, d) aportacións de cargos públicos, e) subvención estatal. Nunca se poderán utilizar as contas bancarias ordinarias para calquera gasto ou ingreso electoral. Nos períodos electorais terase que abrir unha conta específica que se notificará á xunta electoral correspondente.
Sempre que sexa posible, Anova Irmandade Nacionalista evitará as transaccións en efectivo. Todos os pagos e ingresos faranse por transferencia ou domiciliación. De cada movemento gardarase xustificante, preferiblemente factura.
Os documentos xustificativos dos movementos bancarios dun ano natural arquivaranse, xunto cos extractos das contas bancarias, en formato papel e dixital no local nacional. Ordenados segundo aparecen nos extractos de cada conta bancaria. De xeito trimestral achegaránselle á xestoría para que presente os modelos de declaración correspondentes e así cumprir coas obrigas tributarias correspondentes.
ARQUIVO DE FACTURAS E XUSTIFICANTES DE GASTOS DAS CONTAS BANCARIAS
Todos os xustificantes dos movementos das contas de anova (facturas* e xustificantes do movemento na conta bancaria) deben estar localizados e arquivados (de xeito físico en formato papel no arquivador do ano corrente e dixital na carpeta finanzas do ano corrente do servidor interno).
Con arquivo ao día, cada tres meses farase balance de tódalas contas e faráselle chegar á xestoría todas as facturas coa finalidade de que leve a cabo todas as obrigas tributarias. A final de ano este arquivo quedará a disposición da xestoría para que complete a contabilidade anual de Anova.
Procedemento para o arquivo dixital:
Ao comezo de cada mes solicitaranse os extractos de movementos das contas do mes anterior. Este PDF quedará gardado no ordenador indicando no nome do arquivo de que se trata.
Con ese extracto comprobarase: a) que se teñen arquivados en formato dixital todos os xustificantes de pago dos movementos da conta; b) que todas as facturas, follas de gastos por desprazamentos, tiques… dos movementos da conta están en formato dixital.
Procedemento para o arquivo en papel:
Neste arquivo deberan estar, sempre que sexa posible, os orixinais das facturas. Estas facturas quedarán ordenadas por mes no que se pagaron e xunto co xustificante do movemento bancario.**
Ao comezo de cada mes imprimiranse os extractos de movementos das contas do mes anterior. Esta folla quedará como primeira do mes.
Con ese extracto comprobarase: a) que todos os xustificantes de pago dos movementos da conta están en formato papel; b) que temos as facturas, follas de gastos por desprazamentos, tickets… en papel dos movementos da conta.
*Os albaráns ou pro-formas non son documentos válidos para contabilidade
**Se aparecesen facturas non correspondentes ao ano a arquivar pero que se pagaran no ano a arquivar, hai que comunicarllo á xestoría pois son facturas que contablemente pertencen a outro ano, non ao arquivado polo que aínda que as manteremos no ano a arquivar, tamén ten que telas a xestoría, isto soe acontecer nos meses de xaneiro e febreiro.
Ingresos por cotas:
Traballo a realizar pola persoa administrativa:
Os recibos das cotas domiciliadas das persoas afiliadas emitiranse dende a conta corrente aberta para tal efecto de xeito trimestral, no mes seguinte a rematar o trimestre. Agás no caso do último trimestre que se emitirá no mes último para así facer coincidir as cotas anuais co ano natural.
Antes de emitir remesas de recibos, comprobarase se existen recibos devoltos nas remesas do trimestre anterior. De existir, as persoas que devolvan recibos quitaranse da remesa que se está a preparar (para evitar máis devolucións, xa que teñen un custo) e enviaráselles un correo electrónico notificándolles que para solucionar a devolución deben facer transferencia na conta corrente destinada a cotas e remitir o xustificante á administración. Ás persoas que deban cotas non se lles emitiran máis recibos ata que non solucionen a situación.
No caso das persoas que teñen as cotas por transferencia ou ingreso poderáselles enviar un correo electrónico a xeito de recordatorio.
Para levar un control das cotas recibidas, o persoal administrativo levará un censo actualizado nun documento tipo excel.
Coa finalidade de evitar erros (por poder existir devolucións de recibos pasado máis dun mes) o certificado das cotas para a declaración do IRPF, a elaborar polo persoal administrativo, farase no mes de abril do ano seguinte ao exercicio fiscal. Este documento faráselle chegar a cada unha das persoas afiliadas mínimo por correo electrónico.
Outros ingresos:
Segundo a procedencia dos ingresos, terán que ir á conta asignada para cada un dos cometidos (doazóns, aportacións de cargos políticos, subvencións…). Estas contas de ingresos non se utilizarán para realizar pagamentos, os fondos das mesmas terán que transferirse á conta de gastos correntes para poder dispor deles.
Pagos:
O documento o “Protocolo de xestión de pagos” aprobado pola Coordinadora Nacional explica o procedemento a seguir para todo tipo de gasto. Podes consultar este documento na seguinte ligazón.
Gastos das asembleas territoriais:
Segundo Estatutos, para manter a autonomía económica das asembleas territoriais, estas terán á súa disposición o 50% do importe das súas cotas do exercicio anterior. Terán que cumprir o Protocolo de Xestión de pagos. A realización do pago dos gastos que afronten farase dende a conta nacional de gastos, restando este importe do saldo que teña a localidade que xere o gasto e previa xustificación do mesmo.
PROCEDEMENTO DE CONTROL INTERNO:
Obxectivos
A análise mediante o protocolo de control interno debe cumprir cos seguintes obxectivos:
a. Coñecer, avaliar e facer propostas de mellora nas cuestións económico financeiras de Anova Irmandade Nacionalista e o seu grao de transparencia.
b. Comprobar o cumprimento do funcionamento interno en materia económico financeira
c. Comprobar o cumprimento da lexislación aplicable en materia económico financeira.
Organigrama:
Segundo a lei Orgánica 8/2207 do 4 de xullo, no organigrama de Anova o sistema de control interno non pode recaer nas persoas que teñan relación coas actividades económico financeiras. Anova Irmandade Nacionalista “ten as contas mancomunadas” na responsabilidade de finanzas e organización, polo que ningunha destas persoas pode formar parte do sistema de control interno. As funcións a realizar para o debido control interno recaerán na responsabilidade de coordinación e área externa
Protocolo:
A análise de control interno terá como referencia este documento. A periodicidade do mesmo será semestral. Realizarase de xeito completo no primeiro semestre do ano, coincidindo deste xeito coa presentación das contas anuais ao Tribunal de Contas. Existirá unha primeira achega desta análise a mediados do ano contable que non terá carácter vinculante mais realizarase con fins informativos.
A fiscalización será levada a cabo pola persoa responsable de coordinación. Na mesma tamén participarán, aportando información, o persoal administrativo e os servizos de xestoría.
Os procedementos de fiscalización consisten nos seguintes puntos:
- Obtención de información de xeito directo sobre o correcto funcionamento e administración interno, ben a través do acceso directo aos documentos nos sistemas informáticos, web e arquivo en papel, ou de entrevistas ou elaboración de cuestionarios coas persoas involucradas nas actividades económico financeiras
- Realización de probas e valoracións a partir da información recollida no punto anterior;
- Identificación, se existisen, das áreas de risco e elementos susceptibles de mellora e optimización.
Resultado do control interno:
Elaborarase unha memoria co resultado da aplicación do protocolo de control interno que acompañará á memoria do Tribunal de Contas e que será presentada ante a CP e a CN así como, en cumprimento da lei, publicada na web.